Физлицу достаточно оплатить картой и получить чек. Юрлицу нужен счёт с реквизитами, НДС к вычету и комплект закрывающих документов, который примет бухгалтер: без УПД и акта покупка «зависает» и не ставится на учёт. Разбираем порядок от заявки до подписанного акта, какие документы вы получите и на что смотреть, если поставщик предлагает «оплатить на карту мастеру».
Коротко
- Продавец и подрядчик — ООО «ГК Климатика», плательщик НДС 22 %.
- Счёт выставляется по ИНН, оплата — с расчётного счёта.
- Документы: договор поставки и подряда, УПД после отгрузки, акт выполненных работ после монтажа.
- Монтаж — в нерабочее время объекта; гарантия на монтаж 3 года при ежегодном ТО, на технику — заводская Haier.
- Выезд инженера на объект в Уфе — 0 ₽, по Башкортостану — 10 ₽/км.
Порядок: от заявки до акта
1. Заявка и подбор. Вы называете помещения и задачу — мы предлагаем модели и считаем смету. Если объект сложный (зал, несколько кабинетов, кухня), инженер выезжает на замер: выезд по Уфе бесплатный.
2. Счёт. Выставляем по ИНН — реквизиты подтягиваются автоматически, ошибок в названии и КПП не будет. В счёте отдельными строками идут оборудование и работы: так бухгалтеру проще развести основные средства и услуги.
3. Договор. На поставку оборудования и на монтажные работы — договор поставки и подряда. В нём фиксируются состав, сроки, гарантия и порядок приёмки.
4. Оплата и поставка. Оплата с расчётного счёта. Модели со склада в Уфе отгружаем сразу, под заказ — 7–14 дней с момента предоплаты 100 %; дату подтверждаем при выставлении счёта.
5. Монтаж. Работы согласуем на время, когда объект не работает, чтобы не останавливать зал или офис.
6. Документы. УПД после отгрузки оборудования, акт выполненных работ после монтажа, гарантийный талон. Оригиналы передаём вместе с техникой либо по согласованному с бухгалтерией порядку обмена.
Что получает бухгалтерия
| Документ | Когда | Зачем |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | сразу после согласования | основание для платежа с расчётного счёта |
| Договор поставки и подряда | до оплаты | состав работ, сроки, гарантия, порядок приёмки |
| УПД (счёт-фактура + накладная) | после отгрузки | принятие товара к учёту и НДС к вычету |
| Акт выполненных работ | после монтажа | закрытие услуги монтажа |
| Гарантийный талон | после запуска | гарантия производителя и 3 года на монтаж при ежегодном ТО |
НДС 22 % выделен в счёте и в УПД: компания на ОСНО принимает его к вычету. Компании на УСН документы получают в том же составе — НДС в них выделен, просто к вычету не идёт.
Как это выглядит в учёте: кондиционер с монтажом дороже лимита основных средств ставится на баланс как основное средство и амортизируется, недорогие модели списываются как материальные запасы — решает бухгалтер по учётной политике компании. Наша задача — чтобы в документах оборудование и работы были разведены по строкам и суммы сходились с договором: тогда вопросов при проверке не возникает.
Почему «оплата мастеру на карту» дороже, чем кажется
Предложение «мы дешевле, но без документов» стоит бизнесу больше сэкономленного: расход нельзя подтвердить, НДС к вычету не принять, технику не поставить на учёт, а при поломке доказать, кто и что монтировал, нечем. Гарантия производителя на кондиционер действует при монтаже специализированной организацией — частная бригада без договора это условие не закрывает, и отказ по гарантии ложится на компанию.
Вторая сторона — ответственность за объект. Работы на фасаде и на кровле, высотные работы, сверление несущих конструкций: когда это делает подрядчик по договору, за последствия отвечает он.
Подбор и смета: что нужно от вас
Чтобы посчитать смету, достаточно трёх вещей: список помещений с площадями, этаж и тип здания (жилой дом, бизнес-центр, отдельно стоящее), и куда можно вынести наружные блоки. По этим данным менеджер собирает предварительное коммерческое предложение. Точные цифры появляются после замера: инженер измеряет помещения, проверяет, где пройдёт трасса, есть ли доступ на фасад или кровлю, хватает ли электрики.
Для объекта с несколькими помещениями в смете обычно видны три группы строк: оборудование по позициям, стандартный монтаж по каждой системе и отдельно работы, зависящие от объекта, — трасса сверх стандартной длины, короба, высотные работы, электрика. Такая разбивка нужна не только бухгалтеру: по ней видно, за что именно платите, и можно убрать необязательное.
Если объектов несколько, поставка и монтаж планируются по графику — не «всё сразу», а по очереди, чтобы не останавливать работу везде одновременно.
Что чаще всего покупают юрлица
Офисы — настенные сплит-системы в кабинеты и кассетные в опенспейс; комплекты от 103 000 ₽.
Магазины и кафе — кассетные и напольно-потолочные от 100 700 ₽; разбор по типам зала — в статье «Кондиционер для кафе и магазина».
Серверные и помещения с техникой — модели с обогревом до −20…−25 °C, чтобы работать и зимой; список — кондиционеры с обогревом.
Несколько объектов сразу — считаем одной сметой и отгружаем по графику: сети и управляющие компании берут так.
Подберём модель и посчитаем смету на бесплатном замере.
Три ошибки, которые дорого обходятся
Покупка техники отдельно, монтаж отдельно. Кондиционер куплен на маркетплейсе, бригада найдена по объявлению — и при поломке продавец отправляет к монтажнику, монтажник к продавцу. Когда поставка и монтаж в одном договоре, спорить не с кем: ответственность одна.
Экономия на мощности. Блок, выбранный «впритык» по площади без учёта техники и людей, работает на пределе, шумит и изнашивается быстрее. Разница в цене между размерами обычно меньше, чем стоимость преждевременной замены компрессора.
Монтаж в разгар сезона. В июле сроки сдвигаются у всех, потому что заявок кратно больше. Компании, которые планируют бюджет заранее, ставят технику весной или осенью: и дешевле, и дата выбирается свободно. Почему несезон выгоднее — в статье «Когда ставить кондиционер».
Сроки и деньги
Базовый монтаж настенной сплит-системы — от 11 900 ₽ до 14 900 ₽ по мощности, полупрома — от 15 900 ₽. Допы по прайсу: метр трассы сверх трёх — 1 800 ₽, штробление — 1 800 ₽ за метр, короб — 1 500 ₽ за метр, дополнительное отверстие в стене — 1 000 ₽, высотные работы — 10 000 ₽, дренажная помпа — 10 000 ₽, демонтаж старого блока — 4 500 ₽, отдельная электролиния — 1 500 ₽. Всё это попадает в смету после замера, до начала работ.
На цену влияет акция: при покупке кондиционера с монтажом скидка на монтаж 20 % от цены кондиционера, которая на полупроме полностью покрывает базовый тариф. Для компании, которая планирует закупку на следующее лето, это прямой повод ставить технику осенью, а не в июле.
Обслуживание после монтажа: чистка сплит-системы — 2 900 ₽. Для объектов с постоянной нагрузкой — зала, кухни, серверной — ТО планируют заранее, а не по факту поломки: почему чистка обязательна.
Аренда помещения: с кем согласовывать
Если офис или зал в аренде, до монтажа стоит закрыть два вопроса. Первый — согласие собственника на работы: сверление фасада, вывод трассы наружу, крепление блока. Второй — что будет с кондиционером при съезде: он остаётся собственнику как неотделимое улучшение или демонтируется и переезжает. От ответа зависит, что писать в смете: демонтаж с сохранением фреона и повторный монтаж на новом адресе — отдельные работы, и их лучше заложить заранее, а не решать в день переезда.
В жилом доме под офисом или магазином добавляется третий вопрос — управляющая компания: в ряде домов наружные блоки на фасаде со стороны улицы требуют согласования, а иногда — корзины или размещения со двора. Это решается до монтажа, а не после жалобы.
Вопросы про покупку на юрлицо
Как выставить счёт на организацию?
Назовите ИНН — реквизиты подтянутся автоматически, счёт придёт на email. Оплата с расчётного счёта; в счёте отдельно оборудование и отдельно работы.
Вы работаете с НДС?
Да. Продавец и подрядчик — ООО «ГК Климатика», плательщик НДС 22 %. НДС выделен в счёте и в УПД.
Какие документы дадите после монтажа?
УПД после отгрузки оборудования, акт выполненных работ после монтажа и гарантийный талон. Основание — договор поставки и подряда.
Можно ли смонтировать в нерабочее время?
Да, монтаж выполняем в нерабочее время объекта — чтобы не останавливать офис, зал или производство. Время согласуем на замере.
Сколько стоит выезд инженера на объект?
По Уфе — 0 ₽. По Башкортостану — 10 ₽ за километр от Уфы; при нескольких кондиционерах на одном адресе выезд считается один раз. Города и расстояния — на странице доставка по Башкортостану.
Заказать бесплатный замер
Или позвоните +7 937 855-30-70 — перезвоним в течение часа в рабочее время (Пн–Сб 9:00–19:00), вечером — утром первым делом.
Нужна помощь с выбором? Позвоните +7 937 855-30-70 или закажите бесплатный выезд инженера на замер — подберём модель под ваше помещение и посчитаем монтаж.
Кондиционеры для бизнеса · Полупромышленные Haier · Гарантия и сервис · Доставка по Башкортостану
